نرم افزار حضور و غیاب انلاین دایان شما را از هر گزارشی بی‌نیاز می‌سازد
در این قسمت از مقاله‌های دایان می‌خواهیم به امکانات یک گزارش حضور و غیاب بپردازیم. اینکه یک گزارش کامل شامل چه اطلاعاتی می‌شود؟ این اطلاعات چه کارایی دارند؟ چگونه با یک گزارش به نتایج دیگر برسیم؟ چگونه به کمک آن حقوق و دستمزد پرسنل را محاسبه کنیم؟ آیا با یک گزارش تردد نرم افزار حضور و غیاب انلاین می‌توان ارزیابی عملکرد نیز داشت؟ به تمام این سوالات در این مقاله پاسخ می‌دهیم.
یک گزارش کامل در یک نرم افزار حضور و غیاب انلاین شامل چه اطلاعاتی می‌شود؟
امکان گزارش‌گیری در تمام نرم افزارهای حضور و غیاب وجود دارد. اما اینکه گزارش هر نرم افزار حضور و غیاب چه اطلاعاتی را به ما می‌دهد مهم است. و این اطلاعات تا چه اندازه کاربردی است. چه مواردی باید باشد. و چه مواردی ضرورتی ندارد. البته بسته به کسب و کار و نوع شغل شما این ضرورت‌ها تغییر می‌کنند. ما اطلاعاتی که برای اغلب کسب و کارها مهم است را در اختیار شما قرار می‌دهیم.
یک گزارش به نسبت کامل که یک نرم افزار حضور و غیاب انلاین باید داشته باشد شامل موارد زیر می‌شود:
اطلاعات کاربر (نام و نام خانوادگی)
تاریخ و روز به صورت دقیق به همراه مشخصات روز (مثال: دوشنبه ۲۴ دی ۱۴۰۱ روز تعطیل رسمی/ روز تعطیل سازمانی/ روز شیفت کاری)
ساعت ورود و ساعت خروج به صورت دقیق: که در صورت عدم ورود و خروج باید عنوان غیبت یا تعطیلی یا مرخصی ذکر شود
میزان اضافه کار، میزان تاخیر، میزان تعجیل
مکانی که در آن ثبت تردد انجام شده (برای ثبت ورود و خروج به صورت جداگانه)
میزان کل کارکرد
مجموع تمام ریز اطلاعات (مجموع تاخیر، مرخصی، غیبت، تعجیل، اضافه کاری و …)
این مواردی که در بالا به آن اشاره کردیم. اطلاعاتی هستند که برای یک نرم افزار حضور و غیاب انلاین ضروری است. یعنی شما باید از نرم افزاری استفاده کنید که این امکانات را داشته باشد. و حداقل امکانات یک نرم افزار حضور و غیاب به شمار می‌آیند. دایان یک نرم افزار حضور و غیاب است که تمام امکانات یالا را در خروجی گزارش کامل خود دارد. دقیقا یک دکمه دارد به نام گزارش کامل که برای خروجی این نوع گزارش از آن استفاده می‌شود.
در نرم افزار حضور و غیاب انلاین دایان یک قسمت در منوبار سمت راست وجود دارد. به نام گزارش‌ها در این قسمت شما می‌توانید انواع گزارش‌ها را داشته باشید. که در این قسمت چند منوی دیگر برای شما نشان داده می‌شود. گزارش غیبت‌ها، تاخیرها، مرخصی و اضافه کاری. در قسمت ترددها هم که تنها گزارش تردد پرسنل به شما نمایش داده می‌شود. یعنی اگر پرسنل شما ثبت ورود یا خروج یا هر دو را انجام دهد. به شما گزارش داده می‌شود.
گزارش مرخصی، تاخیر، اضافه کاری، غیبت
در این بخش به شما ریز جزئیات این موارد را می‌رساند. شامل تاریخ مدت و میزان آن می‌شود. شامل مجمع آنها می‌شود. و مهم‌تر از همه شما باید آنها را تایید و یا رد کنید. زیرا تمام این عملیات نیاز به تایید و رد شما دارند. مخصوصا بخش مرخصی که جزئیات بیشتری را شامل می‌شود. در گزارش مرخصی شما تمام آنچه می‌خواهید بدانید را یکجا در نرم افزار حضور و غیاب انلاین دارید.
این گزارش شامل مشخصات فردی پرسنل می‌شود. تاریخ و ساعت ثبت درخواست او برای شما می‌آید. تاریخ و ساعت خود درخواست مرخصی او برای شما مشخص است. نوع مرخصی که به صورت ساعتی است یا روزانه مشخص می‌شود. همچنین تایید و یا عدم تایید آن نیز دست شما است. حتی دلیل درخواست را هم شما می‌توانید داشته باشید. چه برای گزارش مرخصی چه برای گزارش تاخیر و اضافه کاری. شما می‌توانید با مشاهده‌ی دلیل آن این مورد را تایید و یا رد کنید.
با یک گزارش کامل از پرسنل به چه نکاتی می‌توان دست یافت؟
ما تمام انواع گزارشات را تا به اینجا با هم بررسی کردیم. اینکه چه مواردی در یک گزارش کامل ضروری هستند. اینکه چه مواردی بهتر است باشد. و انواع گزارشات را نیز با هم بررسی کردیم. که می‌توان از تک تک عملیات‌های پرسنل گزارش جداگانه داشت. مانند تاخیر، مرخصی و اضافه کاری آنها. حالا می‌خواهیم بررسی کنیم که این گزارشات چه امکاناتی را برای ما فراهم می‌کنند؟ چه نتایجی را می‌توان از آنها گرفت؟
ابتدایی‌ترین موردی که به ما می‌دهد، محاسبه حقوق و دستمزد است. یعنی با استفاده از این گزارشات ما به راحتی می‌توانیم حقوق دستمزد پرسنل را محاسبه کنیم. و همه‌ی اطلاعات کافی را برای محاسبه ضرر و زیان و سود و مالیات و بیمه داریم. همچنین می‌توانید با رد و تایید عملیات‌ها آنها را محاسبه کنید. با کلا از رده خارج کنید.