نسل جدید نرم افزارهای مدیریت و کنترل منابع انسانی اپلیکیشن ثبت تردد است. که کمک بزرگی به مدیران و صاحبان کسب و کار در این روند می‌کند. که می‌خواهیم ببینیم چگونه عمل می‌کنند. و با نسل قدیم حضور و غیاب آن را مقایسه کنیم. و بدانیم کدام روش بهتر و به‌صرفه‌تر است. نسل قبل تر از اپلیکیشن‌های حضور و غیاب دستگاه‌های ثبت تردد بودند.

حضور و غیاب با موبایل

کارمندان برای ثبت تردد و حضور و غیاب از اپلیکیشن ثبت تردد در موبایل خود استفاده می‌کنند. و چون یک امر راحت و سریعی است. و همیشه هم در دسترس بوده، ثبت تردد برای آنها واجب و ضروریست. اپلیکیشن ثبت تردد روی موبایل برای همه‌ی کسب و کارها ضروری است. زیرا پرسنل پرسنل دیگر راحت درخواست‌های خود را از این طریق ثبت می‌کنند. مانند درخواست مرخصی ساعتی و روزانه.

همچنین ماموریت‌ها، تاخیر، مرخصی، غیبت و اضافه کاریشان هم می‌توانند با همین روند داخل اپلیکیشن بررسی کنند. زیرا در اپلیکیشن ثبت تردد قطعا به غیر از ثبت ورود و خروج اطلاعات مهم دیگری نیز در اختیار پرسنل قرار می‌دهد. از همه‌ی جهات برای رفت و برگشت‌های اداری گزینه مناسب و بی‌دردسری است. البته شاید مجموعه و سازمان شما کمی قدیمی‌تر و سنتی‌تر باشد.

و با سیستم‌های نوین سخت کنار بیایند. زیرا سیستم‌های سنتی‌تر نیاز به تایید دستی، امضای مدیر دارند. کندتر پیش می‌روند. و در نهایت می‌توان گفت خطای زیادی هم دارند. اما سیستم نوین یعنی نرم افزارهای حضور و غیاب، کار باهاشون بسیار راحت هست. نیاز به آموزش خاصی ندارند. هر آن چیزی که یک سیستم سنتی می‌خواهد هم پوشش می‌دهند. از تایید و رد فرم‌های مرخصی گرفته تا کوچک‌ترین عمل هر فرد قبل کنترل و مدیریت است.

کاهش نیروی انسانی با اپلیکیشن ثبت تردد

همان‌طور که گفتیم ممکن است بسیاری از عملکردهای پرسنل ما نیاز به بررسی و تایید و رد ما داشته باشند. و ممکن است همیشه نیرو و فرد مسئول در شرکت برای مدیریت این درخواست‌ها حضور نداشته باشد. و تایید و رد او حیاتی باشد. در این لحظه است که نرم افزار حضور و غیاب به کمک فرد میاید. زیرا در اپلیکیشن و نرم افزارهای حضور و غیاب شما در هرجایی که باشید. می‌توانید کنترل تردد پرسنل خود را در دست داشته باشید. اپلیکیشن پنل مدیریت ری تلفن همراه شماست.

در هر لحظه برای شما درخواستی آمد می‌توانید ببینید، تایید کنید و یا رد کنید. همچنین می‌توانید از اینکه چه افرادی در شرکت حضور دارند مطلع شوید. آیا با تاخیر آمده‌اند؟ آیا کسی از پرسنل غیبت دارد؟ و موارد دیگر که همه و همه در اپلیکیشن‌های حضور و غیاب قابل بررسی است. یکی از ای رم افزارهای حضور و غیاب، نرم افزار حضور و غیاب دایان است. که در ادامه با نحوه‌ی کار آن بیشتر آشنا خواهیم شد.

اپلیکیشن ثبت تردد تنها برای یک ثبت تردد ساده نیست.

بلکه کاربردهای بیشتری برای مدیران کسب و کارها دارد.

اپلیکیشن ثبت تردد

ایستگاه کاری متغیر

در هر صورت ما چند نوع ایستگاه کاری داریم. یا مجموعه‌ی ما تک شعبه‌ای است. یا چند شعبه‌ای است. که در این صورت شامل چند ایسگاه کاری می‌شویم. یا پروژه‌ای هستیم. که در این صورت ایستگاه‌های کاری هر چند وقت یکبار عوض می‌شود. یا یک مجموعه هستیم که به صورت پروژه‌ای همزمان با مجموعه‌های دیگر همکاری می‌کنیم. برای مثال دفتر پخش یک محصول هستیم. که با مجموعه‌های مشخصی قرارداد داریم.

در تمام این حالات اپلیکیشن ثبت تردد دایان آنها را پشتیبانی می‌کند. یعنی با هر نوع مجموعه و در هر ایستگاه کاری که هستید. تنها نرم افزار حضور و غیاب است که به کمک شما می‌آید. این دقیقا ویژگی است که هیچ دستگاه حضور و غیابی نمی‌تواند آن را پشتیبانی کند. و تفاوت در همین است. این ویژگی نرم افزار حضور و غیاب نتایج و مزایای بیشتری هم دارد.

اولین مزایا سرعت در کار است. به امور شما برای رسیدگی به مدیریت منابع انسانی کمک می‌رساند. و شما زمان کمتری برای کنترل و مدیریت منابع انسانی خود لازم خواهید داشت. زیرا همه‌ی موارد را نرم افزار به صورت یک گزارش کامل و دقیق به شما ارائه می‌دهد. و نیازی به محاسبه و سیستم‌های دستی ندارد. همچنین این گزارش یکپارچه و سازماندهی شده است. و در هر سطحی با هر فیلتری قابل خروجی گرفتن است.

مزیت دوم و مهم ما صرفه جویی در هزینه است. فرض کنید شما یک مجموعه هستید با چندین شعب. برای هر شعبه دستگاه حضور و غیاب باید خریداری کنید. گزارش‌ها به صورت مجزا به شما داده می‌شوند. یکپارچه نیستند. دچار خلل و اشتباه می‌شوند. هزینه‌های شما هم از لحاظ دستگاه چندین برابر خواهد شد. هم از لحاظ پرسنلی که این اطلاعات را یکپارچه سازد.

مشکلات دستگاه حضور و غیاب در مقابل اپلیکیشن حضور و غیاب برای مجموعه‌های چند شعبه‌ای

همچنین مهم‎‌تر از آن زمان مفید خود را از دست خواهید داد. که این هدر رفتن زمان منجر به مشکلات دیگر می‌شود. از جمله نارضایتی پرسنل از پرداخت به موقع حقوق. زیرا زمانی که گزارش‌های شما یکجا نباشند. جمع‌آوری و محاسبه‌ی آنها طول می‌کشد. این محاسبه ساعات عملکرد پرسنل باعث تاخیر در محاسبه‌ی حقوق آنها است. و در نهایت پرداخت حقوق و دستمزد پرسنل می‌شود. که تنش زیادی ایجاد کرده و مشکلات بزرگ و بزرگ‌تری را به‌وجود می‌آورد.

حالا موضوع بدتر این می‌شود که پرسنل شما در شعبات شما به صورت چرخشی کار کنند. در هر صورت به آن نگاه کنیم، نه به صرفه است و نه اقتصادی. دستگاه‎های حضور و غیاب ممکن است برای درصد کمی از مجموعه‌ها مناسب باشد. اما مناسب بودن و قابل استفاده بودن دستگاه حضور و غیاب دلیل بر کارایی و کارآمدی ان نیست. و کسب و کارها باید به این نتیجه برسند. که نرم افزارهای حضور و غیاب بیشترین مزیت را برای پرسنل و خودشان به همراه دارد.