صرفه‌جویی در هزینه‌ها با استفاده از روش مناسب حضور و غیاب (نرم افزار حضور غیاب)
با پیشرفت سامانه‌های حضور و غیاب همه مجموعه‌ها و حتی کارخانه‌ها به اتوماتیک‌سازی حضور و غیاب رو آورده‌اند. اما در این مقاله می‌خواهیم به بصرفه‌ترین روش ثبت تردد بپردازیم. یعنی سامانه حضور و غیاب تحت وب. و مزایا و معایب آن را با هم بررسی کنیم. الان اکثر مجموعه‌ها به این مورد پی بردند. که روش های سنتی و دستی حضور و غیاب دیگر قابل استفاده نیست. اما این روش پرهزینه هم هست به چند دلیل:
۱- نیازمند نیرو انسانی جهت محاسبه و ثبت تردد است. که هر نیروی انسانی نیاز به دستمزد و حقوق و مزایا دارد.
۲- نیروی انسانی ممکن است دچار اشتباه شود.
۳- زمانگیر است. باعث به تاخیر اقتادن تسویه دستمزد پرسنل می‌شود و در نهایت بهم ریختگی روابط پرسنل و مدیران را در پی دارد.
دستگاه حضور و غیاب یا سامانه‌ی حضور و غیاب تحت وب؟
دستگاه‌های حضور و غیاب که در قبل هم در رابطه با انواع آن صحبت کردیم. شامل دستگاه‌های ثبت تردد کارتی و دستگاه‌های بیومتریک می‌شدند. دستگاه‌های بیومتریک دستگاه‌های ثبت تردد به صورت فیزیکی هستند. که با استفاده از شناسایی اعضای بدن کار می‌کنند. که انواع مختلفی دارند. انواع دستگاه‌های بیومتریک شامل: تشخیص چهره، اثر انگشت، می‌شود. و شناسایی کف دست، شناسایی از طریق عنبیه چشم هستند.
این نوع دستگاه‌ها بسیار دقیق عمل می‌کنند. اما نیازمند نرم افزارهای جانبی و خرید دستگاه‌های گران قیمت هستند. همچنین نیازمند نصب و راه اندازی‌های زمانگیر و سخت هستند. پس می‌توان نتیجه گرفت صرفه‌ی اقتصادی ندارند. حتی ممکن است دستگاه دچار مشکل شود. و خراب شود و نیاز به تعمییر داشته باشد. و این تعمییر می‌تواند هزینه‌های زیادی نیز در پی داشته باشد. دستگاه‌های ثبت تردد کارتی نیز مشکلاتی نظیر کم بودن امنیت دارند.
چرا که به راحتی هر پرسنل می‌تواند با هر کارتی تردد خود را ثبت نماید. همچنین در عین امکان تقلب این دستگاه هزینه‌ی بالایی نیز دارد. و به‌صرفه نیست. برای دستگاه‌های فیزیکی رایج‌ترین مشکل از کار افتادن و یا ضعیف شدن حسگرهای دستگاه است. که در برخی از موارد نیاز به تعویض دستگاه می‌شود. و یا نیاز به تعمیر دستگاه و جایگزین کردن یک حسگر دیگر می‌شود. که باز هم هزینه بردار است.
با توجه به معایب دستگاه‌های فیزیکی اگر یک روش جایگزین به صرفه بخواهیم چه انتخابی داریم؟
سیستم ثبت تردد دایان نیاز به بودجه بالا ندارد. و بسیار به صرفه است. چه برای مجموعه‌های کوچک با تعداد کارمندان کم چه برای کارخانه‌ها و مجموعه‌های چند شعبه‌ای. زیرا مجموعه‌های چند شعبه‌ای تنها با خرید یک پلن فعال می‌توانند در تمام شعب خود از دایان استفاده کنند. دایان یک سامانه حضور و غیاب تحت وب است. که نیازی به نصب و راه اندازی ندارد. و در یک دقیقه راه می‌افتد. همچنین نیازی به تعمییر ندارد.
دایان اپلیکیشن حضور و غیاب آنلاین است. که هیچ یک از مشکلات دستگاه‌های فیزیکی را ندارند. و تنها با اسکن یک QR کد تردد پرسنل ثبت می‌شود.
امنیت سامانه‌ی حضور و غیاب تحت وب دایان
یکی از مهم‌ترین دغدغه مدیران مجموعه دقیق بودن تردد پرسنل و امنیت در ثبت آن است. امنیت یکی از مهم‌ترین دلایل منقضی شدن استفاده از روش‌های سنتی بوده است. و همچنین این امنیت در تمام دستگاه‌های فیزیکی نیز به صورت ۱۰۰ درصد وجود ندارد. در دایان پرسنل تردد خود را از طریق اسکن کد انجام می‌دهند. سوال‌هایی که کارفرمایان درباره‌ی امنیت دایان می‌پرسند: