سیستم حضور و غیاب آنلاین یا ربات پیشرفته؟
ربات چیست؟ ربات دستگاهی است که خودکار کار می‌کند. ودکار چه کاری می‌کند؟ طبق برنامه‌ای که برایش از پیش تعریف شده باشد کار می‌کند. و امور شما را خودکار انجام می‌دهد. دایان یک سیستم حضور و غیاب آنلاین است. که دقیقا مانند یک ربات برای شما عمل می‌کند. و بسیاری از امور شما را طبق برنامه‌ای که به او بدهید انجام می‌دهد.
ربات حضور و غیاب
عمل حضور و غیاب تنها یک ثبت تردد نیست. و به یک ساعت ورود و خروج منتهی نمی‌شود. حضور و غیاب روندی طولانی و مهم است. که به وسیله همان ساعات تردد امور بسیاری می‌توان انجام داد. در کل همه‌ی ما می‌دانیم که ساعات تردد پرسنل برای کسب و کارها اهمیت زیادی دارد. با هم اهمیت ساعات تردد را برسسی می‌کنیم. و نقش ربات حضور و غیاب را در این روند می‌بینیم.
ربات حضور و غیاب یعنی سیستم حضور و غیاب آنلاین که به آن برنامه داده بشود. و طبق برنامه ربات عمل کند. یعنی پرسنل طبق برنامه ورود و خروج ثبت کنند. ربات طبق برنامه ساعات کارکرد، تاخیر، مرخصی و تعجیل و اضافه کار آنها را محاسبه کند. همه‌ی این موارد طبق برنامه‌ای است که شما به سیستم می‌دهید تا برای شما آنها را محاسبه کند.
دایان مانند یک ربات حضور و غیاب برای شما عمل می‌کند. که حتی اموری که نیاز به شما دارد هم دایان برای شما انجام می‌دهد. یعنی چه؟
عملیات خودکار با سیستم حضور و غیاب آنلاین دایان
در هر اپلیکیشن حضور و غیاب و سیستم کنترل ترددی شما به عنوان یک مدیر باید دخالت داشته باشید. اما حضور و غیاب دایان خودش همه‌ی امور را برای شما انجام می‌دهد. و شما می‌توانید کوچک‌ترین دخلتی نداشته باشید. اما همزمان کنترل هم داشته باشید. کنترل و نظارت روی حضور و غیاب پرسنل بدون هیچگونه دخالت. چگونه امکان پذیر است؟ با هم قسمت عملیات خودکار دایان را بررسی می‌کنیم.
قسمت عملیات خودکار در نرم افزار حضور و غیاب دایان را بررسی می‌کنیم. عملیات خودکار در دایان در واقع عملیاتی که نیاز به بررسی و رسیدگی شما دارد را خودکار می‌کند. این عملیات شمال چه مواردی است؟ تاخیر، مرخصی، اضافه کاری قبل و بعد شبفت. این موارد، نیاز به بررسی مدیریت پنل دارند. یعنی فردی که مدیریت پنل را دارد باید آنها را تایید و یا رد بکند.
در سیستم حضور و غیاب آنلاین دایان شما می‌توانید تنظیم کنید که این موارد خودکار تایید یا رد شوند. برای مثال انتخاب می‌کنید اضافه کاری قبل از شیفت بعد از ۵ دقیقه اگر بررسی نشد خودکار رد شود. یا درخواست مرخصی پرسنل اگر بعد از یک روز بررسی نشد، تایید شود. و به همین ترتیب هر موردی که نیاز به بررسی داشته باشد را می‌توانید خودکار سازید.
کنترل مرخصی کارمندان با ربات ثبت تردد
ما یکی از بخش‌هایی که شما بتوانید از آن برای خودکار سازی استفاده کنید، ا بررسی کردیم. اما کنترل از راه حضور و غیاب دایان به همین‌جا ختم نمی‌شود. و راه‌های دیگری نیز برای خودکار سازی امور وجود دارد. که بتوانید به نظارت خود در کمترین زمان و کمترین دخالت نظم دهید. مشاغل در دایان همانطور که می‌دانید پل ارتباطی پرسنل و شیفت کاری است. یعنی برای تعریف پرسنل نیاز داریم شغل آنها را نیز تعریف کنیم.
برای شیفت کاری هم باید شغل هر شیفت را مشخص کنیم. یعنی طبق شغل پرسنل ورود و خروج بزنند. شیفت کاری در دایان طیف متنوعی دارد. و محدودیتی در آن وجود ندارد. هم می‌توان به صورت چرخشی آن را تعریف کرد. هم می‌توان به صورت ساعتی آن را پیش برد. و هم می‌توان شیفت کاری شناور ایجاد کرد. اما ما در حال حاضر به امور شیفت کاری کار نداریم. ما با مشاغل و گروه مشاغل کار داریم.
چند نکته در رابطه با تعریف گروه شغلی
مشاغل خود را به ریزترین حالت ممکن تقسیم بندی کنید. و آنها را تعریف کنید. حتی اگر شیفت‌های کاری یکسان داشتند. چرا؟ زیرا مشاغل به شیفت کاری منتهی نمی‌شود. و بسیاری از امور دیگر بسته به مشاغل انجام می‌شود. از گزارش‌گیری گرفته تا محاسبه میزان مرخصی. پس اگر هر شغلی که دارید را تعریف کنید به نفع خودتان است. زیرا نظارت و کنترل بین آنها پخش می‌شود. با جزئیات بیشتری می‌توان به آنها رسیدگی کرد.
زمانی که ما یک شغل می‌خواهیم تعریف کنیم. سیستم حضور و غیاب آنلاین دایان از ما بهغیر از گروه شغلی آن موارد دیگری را نیز می‌خواهد. از ما میزان مرخصی مجاز در ماه را می‌پرسد. یعنی می‌پرسد که این گروه شغلی تا چند ساعت در ماه مجاز به دریافت مرخصی هستند. زیرا ممکن است سرپرست بخش مربوطه به میزان مرخصی فرد واقف نباشد. و زمان بررسی آن را نیز نداشته باشد.
اما اگر برای آن محدودیت لحاظ کند. بعد از آن محدودیت پنل اجازه ثبت درخواست مرخصی را به پرسنل نمی‌دهد. یعنی برای مثال ما مرخصی مجز در ماه را ۱۶ ساعت مشخص می‌کنیم. پرسنل ما بیش از ۲ روز درخواست مرخصی دارد. دایان به او برای درخواست بیش از ۱۶ ساعت اجازه ثبت نمی‌دهد. و این روند دیگر نیازی به بررسی فردی نیز ندارد.
برخی موارد کوچک در یک سیستم حضور و غیاب آنلاین میتواند کمک بزرگی به کنترل شما بکند. درسته که با نرم افزارهای حضور و غیاب نظارت و مدیریت کافی خواهید داشت. اما این نظارت باید دقیق و با جزئیات باشد. تا بتواند امور شما را آسان کند و کاربردی باشد. دایان نیز به برخی امکانات کوچک توانسته این مدیریت را چندین برابر کند. از پلن دموی رایگان نرم افزار حضور و غیاب دایان استفاده کنید.