بهترین نرم افزار حضور و غیاب چه ویژگی باید داشته باشد
در این مقاله به بررسی انواع دستگاه حضور و غیاب پرسنل می‌پرازیم. تا بتوانیم بهترین روش را برای کنترل تردد پرسنل در کسب و کار خود انتخاب کنیم. به طور کلی در ابتدا به بررسی مزایا استفاده از دستگاه‌های حضور و غیاب می‌پردازیم. در ادامه به نحوه‌ی صحیح انتخاب یک سیستم ثبت و کنترل تردد طبق نیاز هر کسب و کار می‌پردازیم.
وجود دستگاه حضور و غیاب پرسنل چه امکاناتی را به ما می‌دهد؟
۱- نظم
نظم یکی از مزایایی است که وجود هر دستگاه حضور غیاب پرسنل با خود آن را به همراه می‌آورد. چون با وجود دستگاهی برای ثبت دقیق ورود و خروج پرسنل، پرسنل به این موضوع جدی‌تر نگاه می‌کنند. و سعی می‌کنند تا نظم را در تردد خود رعایت کنند. زیرا دیگر می‌دانند تردد آنها به دیقیق‌ترین روش ثبت می‌شود. و قابل گزارشگیری است.
۲- گزارش دقیق
یکی دیگر از کاربردهای سیستم حضور و غیاب ارائه‌ی گزارش است. که معمولا اکثر روش‌ها از جمله دستگاه‌های بیومتریک این گزارشگیری را دارند. و همچنین نرم افزارهای حضور و غیاب که این امکان را دقیق‌تر دارند. و بسته به انتخاب شما از نرم افزار حضور و غیاب و بودجه‌ی شما این گزارش امکاناتش متفاوت است. در جزئیات ممکن است با هم تفاوت داشته باشند. در نوع خروجی و انواع آن.
۳- محاسبه‌ی حقوق
یکی از دلایل مهم انتخاب دستگاهی برای ثبت تردد، آسوده کردن کارها است. و یکی از این کارها محاسبه‌ی حقوق و دستمزد بود. شما زمانی که از یک دستگاه با گزارشگیری دقیق استفاده کنید. دیگر محاسبه کردن حقوق و مزایای کارکنان برای شما آسان می‌شود. و در سریع‌ترین زمان حل می‌شود. و امکان خطا را در ساعات تردد و محاسبه‌ی ساعات کارکرد به حداقل می‌رساند.
۴- توانایی نظارت و مدیریت
مهم‌تر از همه‌ی دلایل انتخاب اپلیکیشن حضور و غیاب، رشد و توسعه یک مجموعه است. که این با ایجاد روابط صحیح بین پرسنل و یک مدیریت خوب حاصل می‌شود. شما اگر دستگاهی مبتنی بر ثبت تردد پرسنل داشته باشید. امکان گزارشگیری تاخیر و مرخصی و اضافه کاری پرسنلتون داشته باشید، بهتر می‌توانید بر روی آنها نظارت کنید. و در نتیجه به بهبود روند کاری کمک می‌کنید.
۵- بستن راه تقلب
استفاده از دستگاه حضور و غیاب پرسنل هم راه تقلب برای کارفرما و مدیران را می‌بندد. هم راه تقلب برای کارمندان را می‌بندد. به طوری که برای هر ثبت ترددی نیز به یک احراز هویت و یا شناسایی و کد است. که پرسنل نمی‌توانند از ان در بروند. همچنین برای مدیران نیز یک گزارش کامل وجود دارد. که نمی‌توانند حق کارمندان را زیر پا بگذارند. و در محاسبه‌ی حقوق و دستمز آن ها اهمال و کم کاری کنند.
۶- صرفه جویی در بودجه
با استفاده از دستگاه حضور و غیاب پرسنل شما می‌توانند رفت و برگشت‌های اداری را کاهش دهند. خیلی از کارهایی که نیاز به نیرو‌ی انسانی دارد را نرم افزار حضور و غیاب انجام دهید. و کارها را سبک کنید و از اوراق کمتر استفاده کنید. البته این مورد به انتخاب نوع دستگاه هم ارتباط دارند. برا مثال برای ثبت درخواست مرخصی و ثبت درخواست ماموریت.
۷- امکان استفاده چند شعبه‌ای
یکی از امکاناتی که تنها برخی از دستگاه‌های حضور و غیاب دارند امکان چندشعبه‌ای است. یعنی استفاده از یک دستگاه حضور و غیاب پرسنل در چند شعبه است. که این امکان به مدیریت و نظارت بهتر کمک می‌کند. به صرفه جویی در بودجه و دستیابی به نظم نیز کمک خواهد کرد. و اگر چند شعبه دارید انتخاب سیستم‌های حضور و غیاب آنلاین و تحت وب بهترین انتخاب برای شماست.
۸- جداسازی و تفکیک انواع مشاغل
بیشتر دستگاه حضور و غیاب پرسنل این امکان را دارند. شما در هر حوزه که کار کنید مشاغل مختلفی در زمینه‌های مختلف خواهید داشت. که این ویژگی به درد شما می‌خورد. زیرا با استفاده از این ویژگی می‌توانید گروه‌های شغلی مجزا تعریف کنید. و برای هر گروه شغلی شیفت کاری مجزا تعریف کنید. تا بر طبق اون شیفت کاری تردد پرسنل ثبت شود. و باقی موارد از جمله تاخیر، مرخصی و اضافه کاری گزارش داده شود.
۹- کاهش رفت و برگشت‌های اداری
یکی از روش‌های کاهش رفت و برگشت‌های اداری انتقال موارد نیاز به بررسی به سیستم است. برخی از سیستم‌های حضور و غیاب عملیات‌های نیاز به بررسی دارند. از جمله مرخصی، اضافه کاری، ماموریت و تاخیر را در خود دارند. تا کارمند از طریق اپلیکیشن درخواست را ارسال کند. و توسط سرپرست مربوطه تایید و یا رد شود. این باعث شده دیگر نیازی به رفت و برگشت‌های اداری و برگه و کاغذ نیز نباشد.
همانطور که در متن بالا خواندید ۹مورد از کاربرد و