مزیت نرم افزار حضور غیاب نسبت به دستگاه حضور و غیاب
امر حضور و غیاب و کنترل تردد یک مورد الزامی است. که با آن نتایج مطلوبی در مجموعه و محل کار خود به دست می آورید. کنترل تردد با روش‌های مختلفی انجام می‌شود. از جمله روش دستی، دستگاه‌های حضور و غیاب و نرم افزار حضور و غیاب. تمام این روش‌ها را با هم بررسی می‌کنیم. به‌خصوص نرم افزار حضور و غیاب دایان که یکی از روش‌های حضور و غیاب کارامد است.
چرا مجموعه‌های مختلف و کسب و کارها کار نیاز به نرم افزار حضور و غیاب دارند؟
ما در مقاله‌های پیشین و بالا‌تر گفتیم. امر حضور و غیاب یک امر لازم و ضروری است. اما دلیل آن را بررسی نکردیم. یکی از مهم‌ترین دلایل الزام وجد دستگاهی برای کنترل تردد ایجاد نظم در محیط کاری است. اینکه پرسنل خود را موظف به ساعت‌زنی بدانند. و در ساعات خاص و تعریف شده طبق قانون مجموعه تردد ثبت کنند. که باعث می‌شود نظم در مجموعه بیشتر شود.
از طرفی باعث بهبود روابط کاری میان کارکنان نیز می‌شود. با ثبت تردد حقوق و مزایا، اضافه کاری و تاخیر پرسنل به صورت دقیق محاسبه می‌شود. چرا که ساعات آنها مکتوب است. و نه کارمند و نه مدیران مجموعه نمی‌توانند در آن اهمال و یا تقلب کنند. یعنی هیچ کم کاری از طرفین دیده نخواهد شد. پس باعث بهبود روابط کارمند با کارمند و کارمند با مدیر می‌شود. و دلایل بسیار زیاد دیگر نیز می‌تواند داشته باشد.
برای مثال: صرفه جویی در زمان، آسان‌تر کردن امور، صرفه جویی در هزینه‌ها. پرداخت به موقع حقوق و دستمزد پرسنل، جلوگیری از تقلب و موارد دیگر. با توجه به دلایل گفته شده ما متوجه نیاز به دستگاه‌های حضور و غیاب شدیم. اما باید با انواع دستگاه‌ها و نرم افزار حضور و غیاب آشنا شویم. تا بتوانیم تفاوت‌های آنها را تشخیص بدهیم. و بهترین انتخاب را برای مجموعه‌ی خود داشته باشیم.
انواع روش‌های حضور و غیاب چیست؟
کنترل تردد تا اکنون به سه روش انجام شده و می‌شود. که هر یک از این روش‌ها انواع مختلفی دارند. روش دستی، روش دستگاه حضور و غیاب و روش نرم افزارهای حضور و غیاب. سه روش اصلی حضور و غیاب و کنترل تردد هستند. که هر کدام زیر مجموعه‌ی خود را دارند. و با روش‌های متفاوت تردد خود را ثبت می‌کنند.
روش دستی
این روش جزو اولین روش‌های کنترل تردد بود. که فردی مسئول ثبت ساعات ورود و خروج افراد مجموعه بود. و به صورت دستی آنها را ثبت و یادداشت می‌کرد. با گذشت کمی زمان این روش همان دستی باقی ماند. اما تغییراتی در آن به وجود آمد. برای مثال در اکسل به صورت دستی وارد می‌شد. اما در کل با مشکلات زیادی مواجه بود. و منحل شد. که یکی از مهم‌ترین مشکلات آن امکان تقلب خیلی آسان در آن بود.
روش دستگاه‌های حضور و غیاب
دستگاه حضور و غیاب کارتی
دستگاه حضور و غیاب کارتی با استفاده از خواندن بارکد و یا کد روی کارت کار می‌کند. به صورتی که با خواندن آن ساعت ورود و خروج پرسنل را ثبت می‌کند. و وارد سیستم می‌کند. این دستگاه در یک بازه‌ی زمانی بسیار مورد استفاده قرار گرفت. اما به علت پایین بودن امنیت آن کمتر استفاده شد. و علت‌های دیگر مانند روی کار آمدن روش‌های دیگر استفاده از آن بسیار کم شد.
دستگاه بیومتریک
دستگاه بیومتریک یعنی با استفاده از احزار هویت و تشخیص قسمتی از اعضای بدن تردد پرسنل را ثبت کند. این روش بسیار مورد استقبال قرار گرفت. به طوری که بیشتر مجموعه‌ها از آن استفاده می‌کردند. اما به صرفه نبود و هزینه‌ی بالایی داشت. و نرم افزار حضور و غیاب توانست جایگزین آن شود. یکی از مهم‌ترین مزایای آن امنیت بالا و نداشتن امکان تقلب بود. این روش دارای انواع مختلفی بود. تشخیص اثر انگشت، تشخیص چهره، تشخیص عنبیه، تشخیص کف دست.
روش نرم افزار حضور و غیاب
نرم افزار حضور و غیاب به روزترین روش کنترل تردد است. که کمترین دردسر را نیز دارد. به صرفه است و تمام ایرادات چند روش قبلی را نیز بر طرف نموده. نرم افزار حضور و غیاب از روش‌های متفاوتی برای احراز هویت و تشخیص کارمندان استفاده می‌کند. ولی نیازی به دستگاه فیزیکی ندارد. همین موضوع باعث شده تا به صرفه‌تر باشد. و بتوان از آن در مراکز چند شعبه‌ای و برای پرسنل دور کار استفاده نمود.
