نرم افزارهای حضور و غیاب چه گزارشی از تردد پرسنل ارائه می‌کنند؟
گزارش تردد صرفا به معنای ساعت ورود و خروج نیست. بلکه ابعاد زیاد دیگر و متفاوتی دارد. که با هم بررسی می‌کنیم. اینکه قسمت گزارش در نرم افزارهای حضور و غیاب چه نقشی دارند؟ و چه مواردی را باید گزارش دهند؟ گزارش جزئیات تردد به صورت جداگانه چه مزیتی دارد؟ و وجود کدام جزئیات لزم و ضروری است. نرم افزار حضور و غیاب دایان یک گزارش کامل از تردد پرسنل با جزئیات دارد. از دایان با هم به قسمت گزارش‌ها می‌پردازیم.
گزارش در نرم افزارهای حضور و غیاب
گزارش تنها به معنای ساعت ورود و خروج نیست. بلکه امکان دارد چند ورود و خروچ در یک روز ثبت شود. گزارش به معنای عملکرد و نتیجه ترددهای یک شخص است. اینکه چه ساعتی ورود زده شده به ما اطلاعات بسیار دیگری نیز می‌دهد. و یا برعکس، ساعت خروج یک فرد می‌تواند اطلاعات زیادی از عملکرد او به ما بدهد. در دایان یک بخش جداگانه به اسم گزارش‌ها وجود دارد.
در این قسمت گزارش به چند دسته تقسیم می‌گردد. گزارش تردد، تاخیر، مرخصی، اضافه کاری و غیبت. که همه‌ی آنها نتیجه تردد پرسنل است. و بر حسب تردد پرسنل محاسبه می‌گردد. نرم افزارهای حضور و غیاب اصولا یک قسمت گزارش دارند و ریز جزئیات هم در همان قسمت نمایش می‌دهد. اما دایان علاوه بر گزارش تردد و مواردی که از تردد باید گزارش دهد. گزارش‌های دیگری نیز دارد. که هر یک بخش جداگانه داردند.
گزارش تردد
گزارش تردد همانطور که از اسمش پیداست یک گزارش کلی از تردد پرسنل ارائه می‌دهد. این گزارش شامل ساعت ورود و خروج میود. همچنین طبق شیفت کاری تعریف شده، اضافه کاری و تاخیر نیز محاسبه می‌کند. اگر شیفت شما شناور باشد تاخیر محاسبه نمی‌شود. اما اگر اضافه کاری داشته باشد محاسبه می‌شود. که این امکانی جدید استت که به دایان اضافه شده است.
در همین قسمت از گزارش‌ها یعنی گزارش تردد، کامل‌ترین گزارش را می‌توانید داشته باشید. در این قسمت کلیدی به تازگی اضافه شده به اسم ” گزارش کامل”. که همه‌ی موارد مورد نیاز به غیر از تردد یعنی مرخصی و غیبت نیز در آن گزارش هست. و می‌توانید از آن خروجی اکسل تهیه کنید. در قسمت گزارش تردد نرم افزارهای حضور و غیاب هیچگاه همه‌ی موارد پوشش داده نمی‌شود. اما در دایان در قسمت گزارش کام شما همه‌ی موارد را یکجا خواهید داشت.
گزارش تاخیر
تاخیر پرسنل در نرم افزار حضور و غیاب دایان بخشی جداگانه دارد. که تاخیر پرسنل را به شما با جزئیات بیششتر نشان می‌دهد. در گزارش تاخیر به شما نام کارمند، تاریخ و میزان تاخیر او را نشان می‌دهد. همچنین اگر پرسنل شما برای تاخیر خود علت نوشته باشند، علت آن را نیز به شما نشن می‌دهد. شما تاخیر پرسنلتان را می‌توانید موجه و یاغیر موجه کنید. و روی تاخیر پرسنل خود مدیریت داشه باشید. منظور از وضعیت نیز همان موجه و یا غیر موجه بودن تاخیر پرسنل است.
گزارش اضافه کاری
اضافه کاری نیز جزو تردد پرسنل است و برحسب ساعت تردد پرسنل محاسبه می‌گردد. در نرم افزارهای حضور و غیاب این گزارش به صورت مجزا ارائه نمی‌شود. اما در نرم افزار حضور و غیاب دایان به صورت جداگانه با جزئیات بیشتر به پرسنل نمایش داده می‌شود. به این صورت که شما چه شیفت کاری ساعتی داشته باشید. و چه شیفت کاری شناور داشته باشید برای شما اضافه کاری محاسبه می‌گردد.
برای مثال مدت زمان کارکرد در شیفت کاری شناور اگر ۳ ساعت باشد. اگر پرسنل بعد از ۳ ساعت خروج خود را بزند، برای او به همان مقدار اضافه کاری محاسبه می‌گردد. و اگر شیفت کاری ساعتی باشد طبق تعریف ساعات آن اضافه کاری او را محاسبه می‌کند. اضافه کاری پرسنل نیز مانند تاخیر و باقی موارد نیازمند تایید و رد شما است. شما می‌توانید اضافه کاری پرسنل خود را تایید و رد کنید. که در همه‌ی نرم افزارهای حضور و غیاب به این گونه نیست.
گزارش مرخصی
گزارش مرخصی معقوله‌ای جداست. زیرا در هیچ یک از گزارش‌های بالا مرخصی را نشان نمی‌دهند. مرخصی نیز نیاز به تایید و رد دارد. و گزارش آن مفصل‌تر است. مرخصی از سمت پرسنل گزارشش کامل می‌شود. درخواست مرخصی برای شما می‌آید. شما در پنل مدیریت مرخصی را رد و یا تایید می‌کنید. این درخواست با جزئیات کامل به دست شما می‌رسد. شما گزارش مرخصی را تنها در گزارش کامل می‌توانید داشته باشید و از همین قسمت خروجی اکسل بگیرید.
در گزارش مرخصی شما نام فرد، تاریخ و ساعت درخواست مرخصی، مدت زمان مرخصی را دارید. همچنین علت آن را نیز می‌توانید مشاهده کنید. و در نهایت هم آن را تایید و یا رد می‌کنید. در گزارش مرخصی شما می‌توانید کارمند مورد نظر خود را انتخاب کنید. نوع مرخصی یعنی ساعتی و روزانه و وضعیت آن یعنی تایید و رد هم جزو فیلترها است. همچنین شما ساعات کل مرخصی‌ها و مجموع آنها و تایید شد و تایید نشد و بررسی نشده را دارید.
گزارش غیبت
غیبت نیز مانند مرخصی یکی از مواردی است که جزو گزارش تردد نمایش داده نمی‌شود. دلیل آن هم واضح است. زمانی که پرسنل شما غیبت تداشته ترددی ثبت نکرده است. پس نمایش آن در قسمت گزارش تردد نیز نیست. غیبت خود قسمتی جداگانه با جزئیات بیشتری دارد. غیبت به دو صورت ساعتی و روازنه است. اگر بیش از حد مجاز تاخیر پرسنل تردد ثبت نکند برای او غیبت محاسبه می‌شود.