بهبود کسب و کار با مشارکت بیشتر کارکنان
ساعت تردد برای افراد زیادی مانند مدیران، کارمندان، سرپرستان و حسابداران اهمیت ویژه‌ای دارد. حضور و غیاب حتی برای مراکز آموزشی و مدرسه‌ها نیز اهمیت دارد. اما این حضور و غیاب نیازمند مشارکت افراد مجموعه و کارکنان است. در این مقاله می‌خواهیم مشارکت در حضور و غیاب را بررسی کنیم. و بدانیم چگونه این مشارکت را افزایش دهیم. که همه‌ی افراد خود را موظف به ثبت تردد بدانند.
دلیل اصلی اهمیت وجود نرم افزارهای حضور و غیاب و مشارکت در ثبت تردد در سازمان‌ها
وجود دستگاه کنترل تردد و نرم افزار حضور و غیاب میزان غیبت را کاهش می‌دهد. و متوجه اهمیت حضور خود در محل کار می‌شوید. که باعث می‌شود خود را به ثبت تردد موظف بدانید. و در نتیجه سعی می‌کنید غیبت‌های غیرموجه خود را به حداقل برسانید. زیرا می‌دانید دستگاه و نرم افزاری در حال کنترل تردد شماست. و این مضوع باعث افزایش مشارکت در حضور و غیاب شما می‌شود.
سیستم ردیابی و تشخیص موقعیت مکانی باعث می‌شود که که میزان بهره‌وری شما افزایش پیدا کند. اگر حضور شما درمحل کار ردیابی شود، شما می‌توانید مجموع روزهای کاری خود را دقیق مشاهده کنید. در اپلیکیشن دایان هم حتی می‌توانید گزارش دقیق داشته باشید. که این هم باعث ایجاد انگیزه برای کارکنان در مشارکت در حضور و غیاب و ثبت تردد می‌شود.
زمانی که کسب‌وکار خود را راه‌اندازی می‌کنید، هدف اصلی شما توسعه و بهبود روز افزون کسب‌وکارتان است. یکی از ابزاری که در این مسیر به شما کمک می‌کند، نرم افزار حضور و غیاب دایان است.
منظور از کنترل تردد کارکنان چیست؟
هر راهی که توسط آن به نظارت و کنترل بر تردد کارمند می‌پردازد، سیستم حضور و غیاب نامیده می‌شود. این روند و کنترل در قدیم به روش سیتمی نبوده. و به صورت دستی انجام می‌شد. دفتر ثبت کاغذی، ساعت‌های زمان و نرم افزار اکسل، از نمونه‌های سیستم حضور و غیاب دستی هستند. و نیاز به مشارکت در حضور و غیاب هم پرسنل هم ندارند. اما با پیشرفت تکنولوژی و نیاز شرکت‌ها به جذب نیروی کار بیشتر، روش‌های حضور و غیاب نیز تغییر یافت.
پیشرفت تکنولوژی و نیاز کسب‌وکارها به کنترل حضور و غیاب باعث پیشرفت صنعت حضور و غیاب شد. و باعث شد تا حضور و غیاب هوشمند شکل بگیرد. که درآن مشارکت پرسنل هم باشد. این سیستم‌ها اغلب بر پایه‌ی تشخیص موقعیت مکانی فعالیت می‌کنند. و دارای قابلیت‌های تجزیه و تحلیل پیشرفته و پیکربندی خودکار هستند. دستگاه حضور و غیاب مبتنی‌بر موقعیت مکانی، مزایایی مانند انعطاف پذیری، بهینه سازی در هزینه و سهولت دسترسی دارد. این مزیت‌های نرم افزارهای حضور و غیاب باعث ضرورت در استفاده از آنها برای سازمان های مدرن می‌شود.
دلایل انتخاب یک نرم افزار حضور و غیاب چه مواردی می‌تواند باشد؟
امنیت و دقت در عین سادگی
استفاده از نرم افزار حضور و غیابی که ردیابی انجام دهد، بسیار آسان و امن است. این نرم افزار فقط نیاز به وارد شدن، انتخاب موقعیت مکانی و درج زمان ورود خروج را دارد. شما می‌توانید با قفل کردن آدرس IP، امنیت سیستم حضور و غیاب خود را بالا ببرید. علاوه بر آن، اطلاعات حضور و غیاب ارائه شده توسط نرم افزار، معتبر هستند. و احتمالخطا را به حداقل می‌رسانند.
نحوه‌ی ثبت حضور و غیاب کارکنان
کارمندان به راحت‌ترین صورت و تنها با اسکن کد می‌توانند ورود خروج خود را ثبت کنند. آنها همچنین می توانند مرخص و ماموریت خود را نیز ثبت کنند. در از اپلیکیشن استعلام تایید و عدم تایید آن را بگیرند. سرپرستان و مدیران می‌توانند اطلاعات تردد کارمندان را ثبت کنند. و از آن خروجی تهیه کنند. و حتی زمان تعطیلات را نیز در سیستم ثبت کنند. و در نهایت هم مشارکت در حضور و غیاب را افزایش می‌دهد.
عملیات‌های نیاز به بررسی حضور و غیاب
بسیاری از نرم افزارهای حضور و غیاب، به شما امکان بررسی عملیات هارا می‌دهند. که یکی از سیاست‌های حضور و غیاب مناسب برای کنترل . مدیریت تردد کارکنان است. عملیات‌های مرخصی، اضافه‌کار، تاخیر نیاز به بررسی، تایید یا رد مدیر پنل دارد. که این عملیات‌ها در دایان درحال اجرا است. همچنین امکان خودکار سازی تایید و رد این عملیات‌ها نیز در نرم افزار حضور و غیاب دایان وجود دارد.
مدیریت مرخصی
مدیریت مرخصی و غیبت‌ها همان عملیات‌هایی هستند که نیاز به بررسی دارند. این بررسی یک سیاست برای مدیریت و مشارکت در ضور و غیاب کارکنان است. به این صورت که مرخصی، غیبت، اضافه‌کار گزارش دقیق دارند. که در گزارش شما می‌توانید آن ها را مدیریت کنید. همچنین می‌توانید به صورت دستی برای پرسنل خود مرخصی اضافه کنید. گرچه اصل آن اضافه کردن مرخصی از طریق اپلیکیشن کاربر است.