حضور و غیاب، مرخصی، تاخیر، تعجیل و اضافه‌کاری!

این کلمات برای تمامی افرادی که مشغول به کار هستند، واژه‌هایی آشنا است. برخی شیرین (مرخصی) و برخی تلخ (تاخیر). تمامی این موارد که هر کدام، بار معنایی و محاسباتی برای کارمند و کارفرما دارند. زیر مجموعه‌ای از تردد پرسنل محسوب می‌شوند. داشتن اطلاعات تردد پرسنل می‌تواند برای کارفرما و پرسنل مهم باشد. و در عین حال مفید باشد. لیست تردد پرسنل، اطلاعاتی را به کارفرما، حسابدار یا مدیر منابع انسانی ارائه می‌دهد.

که می‌تواند براساس آن، حقوق را محاسبه و ساعات حضور بهره‌ور محاسبه شود. چگونگی برنامه‌ریزی برای انجام کار و کارمندان متعهد را شناسایی و کنترل کند. از نگاه پرسنل نیز، آمار وضعیت ترددهایشان، می‌تواند بهتر شود. برنامه‌ریزی بهتر کاری، اطلاع از دلایل کسری حقوق و تلاش برای حضور منظم شود. عموما تمامی موارد (کنترل، تحلیل، محاسبه) تردد پرسنل بر عهده واحد منابع انسانی است.

چرا کنترل تردد پرسنل مقوله بسیار مهمی است؟

بی‌نظمی و عدم حضور پرسنل در زمان‌های تعیین شده، می‌تواند هزینه‌های بالایی داشته باشد. اعم از هزینه جایگزینی و هزینه بهره‌وری از دست رفته را برای سازمان‌ها ایجاد کند. اگر این موضوع به صورت جدی مدیریت نشود. افرادی که بی‌نظمی ایجاد می‌کنند، می‌توانند منبع قوی ناامیدی برای افرادی شوند. که به طور معمول کارهایشان را درست و مرتب انجام می‌دهند و به قوانین متعهد هستند.

 

کنترل تردد پرسنل

 

برای ایجاد نظم بیشتر در تردد پرسنل چه کاری انجام دهیم؟

۱. پرسنل خود را از توقعاتتان مطلع سازید

مطمئن باشید که کارکنان شما از توقعاتتان در خصوص ساعات ترددشان کاملا مطلع هستند. و آگاهند بی نظمی در این مقوله چه آسیبی بر کسب و کار شما می‌گذارد. گروهی (تیمی) که به صورت مشترک و وابسته با هم فعالیت می‌کنند. بهره‌وری و ارائه خدمت و … وارد می‌سازد. چنین مواردی باید به صورت شفاف در آیین‌نامه کسب و کار شما ذکر شود. و به اطلاع همه پرسنل رسیده باشد.

۲. آنالیز سوابق تردد پرسنل

بررسی سوابق تردد پرسنل به صورت تخصصی و مستمر باعث شناسایی میزان غیبت یک کارمند می‌شود. و یا مشخص شدن هر گونه روند خاص مبنی بر تردد او می‌گردد. در واقع با بررسی وضعیت تردد پرسنل می‌توانید الگویی از وضعیت تردد پرسنل به دست بیاورید. برای مثال افرادی که به صورت مداوم برخی از روزها را تاخیر دارند. و الگوی مشخصی دارند.

اول هفته (شنبه)، آخر هفته (پنجشنبه) و یا روز های قبل/بعد از تعطیلات رسمی. این افراد را به راحتی می‌توانید شناسایی کنید. با شناسایی این افراد می‌توانید روند برخورد مناسب را برنامه‌ریزی کنید. که یا با صحبت و ایجاد انگیزه درست می‌شود. و یا پیشنهاد مرخصی در این روزها به این افراد می‌تواند حل شود. و یا حتی جریمه، این تاخیرها را مدیریت نمایید.

۳. سیاست و رویه مشخصی در پیش بگیرید

سیاست و رویه شفاف و مشخصی را ارائه و در پیش بگیرید. پرسنل آگاه می‌شوند که در صورت بی‌نظمی در تردد خود باید از آن (سیاست و رویه) تبعیت کنند. با چند مثال این مورد را شفاف‌تر توضیح می‌دهیم:

الف) فرض کنید که کارمندی در زمان مقرر در محل کار خود حاضر نشود. و فردای آن روز دلیل خود را بیماری عنوان نماید. این کار صحیح نیست. پرسنل شما باید بداند که در صورت بیماری باید تماس گرفته. و با سرپرست و یا مدیر خود این مورد را در میان بگذارد. و در خصوص ماهیت بیماری خود و اینکه چه زمانی، مجدد در محل کار حضور پیدا می‌کند، توضیح دهد. اجازه ندهید این عدم حضور صرفا از طریق ارسال ایمیل یا ارسال پیام به همکار مرتبط اطلاع داده شود.

ب) باید قوانینی تنظیم نمایید که کارکنان ملزم باشند. قبل از یک زمان مقرر یا در طی یک بازه زمانی مشخص، عدم حضور خود را اطلاع دهند. بدین ترتیب شاید دیگر نیازی به الزام صدور گواهی پزشکی برای عدم حضور کارمند وجود نداشته باشد. مگر اینکه عدم حضور به دلیل بیماری مکررا تکرار شود. یا الگو مشخصی مانند هر پنجشنبه، روز بعد از تعطیلات رسمی چند روزه وجود داشته باشد. داشتن یک روند مشخص برای ترددها، هم نظم را بیشتر برقرار خواهد کرد. و هم احترام بیشتری را بین کارمند و کارفرما ایجاد می‌کند.

۴. کارکنان را از عواقب ترددهای نامنظم آگاه سازید

کارکنان را از عواقب عدم پایندی به آیین‌نامه مطلع سازید. و ابلاغ نمایید که در صورت بروز مسئله حاد، احتمال اقدامات انضباطی وجود دارد.

۵. به خاطر داشته باشید که زمان بازگشت مجدد پرسنل به محل کار را پیگیری کنید

برای مثال اگر کارمندی به دلیل بیماری در محل کار حضور پیدا نکرده است. پس از حضور او، حتما به صورت رو در رو احوالش را جویا شوید. و از او سوال کنید که آیا بهبودی کامل حاصل شده است. و می‌تواند طبق روال سابق به انجام وظایف خود بپردازد یا خیر. چنین کاری باعث می‌شود کارمند احساس کند که برای شما مهم هست. و شما متوجه عدم حضور او شده‌اید. و پیگیری‌های شما برای اطلاع از عدم حضور ایشان صرفا به خاطر مسائل سازمان نیست.

۶. هرگونه علل پنهان مبنی بر تردد نامنظم پرسنل را شناسایی کنید

گاهی اوقات تردد پرسنل به صورت نامنظم، نشانه از وجود یک مشکل بزرگ‌تر از دلیلی است که اظهار می‌شود.
برای مثال جدا از مریضی‌های متداول، دلیل‌های متعددی می‌تواند باعث عدم حضور مکرر شخص تحت عنوان بیماری باشد.
به عنوان مثال :
  • اعتیاد به مواد مخدر
  • درگیری و مشکلات با همکار یا سرپرست
  • عدم توانایی شخص از عهده‌داری مسئولیت‌های محوله
  • مورد آزار و اذیت قرار گرفتن توسط دیگران
  • مسائل خانوادگی/ مشکلات متاهلی
  • تعادل کار/ زندگی

بنابراین،‌ قبل از هر گونه اقدام انضباطی، منطقی‌تر است ابتدا با شخص کارمند صحبت شود. و از دلیل اصلی روند اخلال در ترددهای او پرده‌برداری گردد. شاید شما قادر باشید راهکاری جهت حل وضعیت پیش‌آمده ارائه دهید. برای مثال در صورت وجود درگیری بین شخص با همکاران خود شما می‌‎توانید آن را رفع کنید. یا در صورتی که شخص احساس تعلق به کار ندارد.

یا نمی‌تواند از پس وظایف محوله بر بیاید. و این موضوع علت خلل در ترددهای او است. ممکن است بتوانید با آموزش لازم و کافی به فرد این مشکل را از بین ببرید. همان‌طور که توضیح داده شد، موضوع کنترل تردد پرسنل مهم است. فارغ از الزامات متداول،‌ می‌تواند باعث ایجاد نتایج بسیار مهم‌تری گردد. شاید راه حل پازل بسیاری از کاستی‌ها و یا کاهش بهره‌وری‌ها با یک آنالیز ساده قابل پیشگیری باشد.

باید کارکنان و به خصوص مدیران و کارفرمایان، اهمیت ثبت و کنترل تردد پرسنل را جدی بگیرند. بنابراین وجود یک سیستم هوشمند و قوی با درصد خطا متمایل به صفر الزامیست. برای ثبت تردد پرسنل، در تمامی سازمان‌ها و بنگاه‌های اقتصادی، از اهمیت بالایی دارد. شما می‌توانید با کم‌ترین هزینه و با کمک تکنولوژی روز، تردد پرسنل خود را کنترل نمایید. تا در نهایت بتوانید اشراف بیشتری بر آنچه در سازمانتان می‌گذرد پیدا کنید. و مشکلات را برطرف نمایید.

 

 

نرم افزار حضور و غیاب دایان؛ همکار مدیر، همراه کارمند