حضور و غیاب با دستگاه و روش‌های مختلف آن (کارتی و بیومتریک)
برای رسیدگی به مهم‌ترین دغدغه هر کسب و کاری راه و روش‌های زیادی به وجود آمده است. منظور از دغدغه رسیدگی به حضور و غیاب کارمندان و کنترل تردد آنها است. دستگاه‌های حضور و غیاب جهت بررسی و حل این موضوع ساخته شده‌اند. داشتن ساعت ورود و خروج پرسنل بیشتر امور پرسنلی را جلو می‌اندازد. و اصلی‌ترین آن محاسبه حقوق و مزایای پرسنل است. روش‌های زیادی جهت مدیریت و نظارت تردد رسنل به‌وجود آمده است. که به چهار دسته زیر تقسیم بندی می‌شوند:
دستگاه‌های حضور و غیاب کارتی
دستگاه‌های حضور و غیاب بیومتریک
دستگاه‌های ترکیبی کارت و بیومتریک
نرم افزارهای حضور و غیاب
دستگاه‌های حضور و غیاب کارتی
در این روش به هر پرسنل یک کارت داده می‌شود. و با استفاده از کارت پرسنل دستگاه بارکد کارت را خوانده. و ساعت ورود و خروج آنها را ثبت می‌کند.
دستگاه‌های بیومتریک
منظور از ثبت تردد به وسیله دستگاه بیومتریک، ثبت ساعت ورود و خروج با شناسایی اعضای بدن پرسنل است. این دستگاه‌ها انواع مختلفی دارند که شامل:
دستگاه اثرانگشت
دستگاه شناسایی کف دست
دستگاه شناساییی عنبیه
دستگاه شناسایی چهره
دستگاه‌های ترکیب کارت و دستگاه بیومتریک
منظور از دستگاه‌های ترکیبی ثبت تردد به دو صورت است. که این دو صورت وابسته به هم هستند. برای مثال: دستگاه‌های حضور و غیاب اثر انگشتی. که توانایی تصویربرداری دارند. دستگاه‌های کارتی به همراه رمز که بعد از شناسایی بارکد کارت پرسنل از آنها رمز نیز دریافت می‌کند. و روش‌های متفاوت دیگر مانند اثرانگشت و کارت، اثر انگشت. همچنین تشخیص چهره، اثر انگشت و رمز، تشخیص چهره و کارت، تشخیص چهره و رمز.
نرم افزارهای حضور و غیاب آنلاین
نرم افزارهای ثبت تردد کاملا متفاوت عمل می‌کنند. نیازی به دستگاه ندارند. نیازی به شناسایی از روش‌های بیومتریک ندارند. و تنها با اپلیکیشن و یا نرم افزارهای تحت وب کار می‌کنند. تا الان با انواع روش‌های کنترل تردد پرسنل آشنا شدیم. و حالا به تفاوت میان این روش‌ها می‌پردازیم:
کدام روش امنیت بیشتری دارد؟
در همه روش‌ها امنیت نسبی وجود دارد. اما می‌توان گفت در اصل دستگاه‌های بیومتریک امنیت بیشتری دارند. چون با اعضای بدن پرسنل در تماس‌اند. و اعضای بدن هر انسان با دیگری متفاوت است. و امکان تقلب در آن نیست. اما نرم افزارای حضور و غیاب نیز امنیت بالایی دارند. و امکان تقلب را از روش‌های دیگر به صفر می‌رسانند.
کدام روش به صرفه‌تر است؟
دستگاه‌های فیزیکی هزینه بالایی دارند. و نیاز به دستگاه‌ها و نرم افزارهای جانبی هستند. که هر یک هزینه در پی دارند. اما نرم افزارهای حضور و غیاب نیازی به دستگاه فیزیکی ندارند. و تنها هزینه شارژ پلن از کارفرما دریافت می‌شود.
کدام روش سریع‌تر است؟
مبحث سرعت چند مورد را در پیش می‌گیرد. سرعت در راه اندازی و سرعت در ثبت تردد و سرعت در استفاده و گزارش‌گیری می‌شود. دستگاه‌های فیزیکی ثبت تردد یعنی دستگاه بیومتریک و کارتی نیاز به راه اندازی زمانگیر دارد. همچنین ممکن است دستگاه به مشکل و خرابی بخورد. و نیازمند تعمیر باشد و هزینه بردار نیز بشود. همچنین شناسایی اثرانگشت، چهره و .. فرآیند زمانگیری است.
اگر مجموعه پر جمعیت باشد پرسنل به مشکل برمی‌خورند. اما نرم افزارهای حضور و غیاب نیازی به راه اندازی ندارند. و به سرعت راه می‌افتند نیازی به تعمییر نیز ندارند. چون دستگاهی برای خرابی ندارند. همچنین چون نیازی به شناسایی اعضا ندارد. سریع تردد پرسنل ثبت می‌شود. در گزارش‌گیری هم بستگی به نوع دستگاه و یا نرم افزاری که خریداری می‌کنید دارد. که داخل گزارش چه مواردی را بیان کند تا به روند کار شما سرعت بدهد.
کدام روش برای نیروی دورکار قابل استفاده است؟
دستگاه‌های فیزیکی امکان استفاده به صورت دورکاری را ندارند. چون پرسنل به صورت حضوری باید تردد خود را با استفاده از دستگاه ثبت نمایند. اما با سیستم‌های حضور و غیاب آنلاین این مشکل رفع می‌شود. و پرسنل دورکار نیز می‌توانند تردد خود را ثبت کنند. امکان تقلب در اپلیکیشن صفر است. به صرفه است و به‌بودجه زیادی نیاز ندارد. اما در عین حال هیچ محدودیتی از لحاظ تعداد کاربر و ثبت موقعیت مکانی نیز ندارد. و می‌توان به صورت چند شعبه‌ای نیز از آن استفاده کرد.
در کل سیستم دایان یک نرم افزار حضور و غیاب تحت وب است. که تمام امکاناتی که شما لازم داشته باشید را به شما می‌دهد. به وسیله اسکن کد کار می‌کند و به سرعت تردد پرسنل را ثبت می کند.