غیبت در نرم افزار حضور و غیاب و اهمیت آن
نرم افزارهای حضور و غیاب نسل و روش جدید حضور و غیاب کارکنان هستند. که امروزه به یکی از اصلی‌ترین روش‌های حضور و غیاب تبدیل شده‌است. نرم افزارهای حضور و غیاب به روش‌های متفاوتی عمل می‌کنند. برای ثبت تردد، خروجی گزارشات، تامیین محتوا، پشتیبانی و غیره. مهم‌ترین دلیل تنوع و تفاوت آنها نیز امکاناتی است که به درخواست کننده‌ها ارائه می‌کنند. در این قسمت از مجموعه مقالات دایان می‌خواهیم به تاثیر غیبت در نرم افزار حضور و غیاب بپردازیم. و اهمیت آن را بررسی کنیم.
غیبت کارمند چیست؟
زمانی که یکی از پرسنل در محل کار حضور پیدا نمی‌کند، دو علت دارد. یا فرد مرخصی است و یا غیبت می‌کند. که این غیبت ممکن است در آینده بعد از حضور او به مرخصی تبدیل شود. با در کل عدم همکاری و عدم حضور دائمی فرد در مجموعه می‌تواند باشد. در هر صورت از هر سیستمی که استفاده می‌کنید باید غیبت در نرم افزار حضور و غیاب را پوشش دهد. و آن را به صورت دقیق مشخص نماید.
پس تا به اینجا فهمیدیم. عدم حضور کارمند در ایستگاه کاری در شیفت کاری مربوطه بدون اطلاع قبلی به منزله‌ی غیبت او است. و در صورت اطلاع از عدم حضور و داشتن تاییدیه آن فرد در مرخصی است. و غیبتی برای او لحاظ نمی‌گردد. پس تفاوت میان غیبت و مرخصی شفاف است. مرخصی خود بخش جداگانه‌ای دارد. و باید مفصل در رابطه با امکانات و نحوه‌ی پوشش آن در نرم افزارهای حضور و غیاب، صحبت کرد.
اما غیبت در نرم افزار حضور و غیاب بسیار مهم است. به چند علت. اول که حتما باید نرم افزار مورد نظر گزارش کامل و دقیقی در این رابطه به شما ارائه دهد. دوم اینکه این گزارش باید جدای از مرخصی پرسنل باشد. و باید به صورت دقیق گزارش شود. موارد داخل گزارش مهم هستند. که با کمک نرم افزار حضور و غیاب دایان به صورت دقیق به آن خواهیم پرداخت.
گزارش غیبت در نرم افزار حضور و غیاب
همانطور که گفتیم غیبت در نرم افزار حضور و غیاب باید به صورت کامل گزارش داده شود. حالا الگوریتم آن به چه صورت است؟ چگونه تفاوتش با مرخصی و فردی که دیگر سرکار نمی‌آید مشخص شود؟ ابتدا به سراغ تفاوتش با مرخصی برویم. زمانی که ما برای کارمندان خود شیفت کاری تعریف می‌کنیم. از ما جزئیات ساعت تردد و روزهای آن را می‌خواهد. چگونه تعریف کنیم؟
برای مثال ما تعریف می‌کنیم روزهای زوج ۸ تا ۴ عصر و روزهای فرد ۴ تا ۹ شب. طبق این الگوریتم نرم افزار حضور و غیاب تردد شما را ثبت می‌کند. ساعات تاخیر و اضافه کاری شما را محاسبه می‌کند. و در صورت عدم حضور طبق آن شیفت کاری تعریف شده برای شما غیبت گزارش می‌کند. یعنی اگر در روزی که برای آن شیفت کاری تعریف نمودید اما در آن روز حضور نداشتید. برای شما غیبت لحاظ می‌شود.
اما فرض کنید شما به عنوان یک پرسنل. قبل از ثبت تردد طبق شیفت کاری خود مرخصی در آن روز را ثبت کنید. در این صورت هم دو حالت وجود دارد. درخواست مرخصی شما ممکن است تایید شود و یا رد شود. اگر تایید درخواست مرخصی شما قبل از حضور شما در محل کار باشد. برای شما مرخصی رد می‌شود و دیگر گزارش غیبتی نمی‌ماند. اگر درخواست شما برای مرخصی رد شود، برای شما گزارش غیبت در نرم افزار حضور و غیاب نشان داده می‌شود.
اگر شما درخواست مرخصی خود را بعد از عدم حضور خود بدهید برای شما غیبت گزارش می‌شود. تا زمانی که درخواست مرخصی شما تایید شود. یعنی حتی اگر بعد روز مرخصی درخواست مرخصی شما تایید شود. برای شما غیبت گزارش داده نمی‌شود. و یا شما در آن روز به محل کار نیایید درخواستی هم ثبت نکرده باشید. بعد از حضور اگر درخواست خود را ثبت کنید می‌توانید تاییدیه آن را بگیرید. و غیبت برای او گزارش نمی‌شود.
تغییرات در قسمت غیبت دایان
غیبت در نرم افزار حضور و غیاب دایان به صورت کاملا دقیق و کامل گزارش داده می‌شود. اما گزارش غیبت موردی بوده که از ابتدا در دایان وجود داشته. در این گزارش به شما نام پرسنل مدت زمان غیبت و تاریخ غیبت را گزارش می‌دهد. همچنین به شما نوع غیبت را نیز گزارش می‌دهد. زیرا اگر از زمان مجاز تاخیر بگذرد به منزله غیبت برای شما محاسبه می‌شود. و به صورت ساعتی غیبت شما را گزارش می‌دهد.
نوع غیبت ساعتی و روزانه است. که بسته به نوع شیفت کاری و مدت زمان عدم حضور شما نوع آن مشخص می‌گردد. اما ویژگی که به تازگی در رابطه با غیبت در نرم افزار حضور و غیاب دایان اضافه شده است. این هست که به شما گزارشی کامل‌تر ارائه می‌دهد. و مجموع ساعات غیبت نیز به گزارش دایان اضافه شده‌است. همچنین امکان گرفتن خروجی به صورت کامل از این گزارش وجود دارد.