حضوروغیاب آنلاین و ساده دایان تحت وب چگونه کار میکند؟
منظور از حضوروغیاب آنلاین تحت وب یعنی حضور و غیابی که بدون دستگاه انجام میشود. و همچنین تحت وب است و بدون اپلیکیشن عمل میکند. نیاز به اینترنت دارد و به صورت آنلاین همه چیز تحت کنترل است. در کل سیستم حضر و غیاب انواع مختلفی دارد. و راهکارهای متفاوتی هر کسب و کار برای کنترل تردد پرسنلش در نظر میگیرد. در این مقاله با هم به بررسی راهکار نرم افزار حضور و غیاب برای کنترل تردد پرسنل میپردازیم.
چرا نرم افزار حضور و غیاب؟
دغدغهی اصلی کارفرمایان و مدیران حضور و غیاب پرسنلشان بوده است. و امروزه استفاده از نرم افزار حضور و غیاب به یک مسئلهی مهم تبدیل شده است. چرا؟ زیرا با بیماری کرونا و شرایط خاص پیش آمده در این دوره، کارمندان در محل کار حاضر نمیشدند. و از طرفی نمیشد به آنها اجبار کرد. زیرا هر انسانی حق دارد نگران سلامتی خودش باشد. و خیلی از قرنطینهها و توقفها به واسطهی قانون برای شیوع کمتر ویروس انجام میشد.
از طرفی هم کنترل حضور و غیاب پرسنل از کنترل خارج شده بود. تنها راهکار برای کنترل ساعت تردد پرسنل، حضوروغیاب آنلاین تحت وب بود. یعنی روشی که نیازی به دستگاه و حضور کارمند در محل داشته باشد. در این روش هم حضور و غیاب پرسنل تحت کنترل بود. و هم کارها انجام میشد. اما به دلیل تازگی این روش خیلی از مدیران هنوز با این روش مشکل داشتند. و برای استفاده از آن قانع نشده بودند.
ما به کمک دایان میخواهیم دلایل استفاده از نرم افزار حضوروغیاب آنلاین تحت وب را برررسی کنیم. تا شما هم با توجه به مزیتهای این روش، دغدغههای خود را کمتر کنید. و هرچه سریعتر استفاده از آن را شروع کنید.
مزایای استفاده از نرم افزارهای حضوروغیاب آنلاین تحت وب چیست؟
مهمترین علت: صرفهجویی در وقت، هزینه و انرژی
سیستمهای قدیمی مانند روشهای دستی بسیار زمانگیر بودند. فردی مدام در حال یادداشت و وارد کردن ساعات تردد کامندان داخل سیستم یا روسی کاغذ بود. این روش منسوخ شد. و یکی از مهمترین دلایل آنها زمان و امکان اشتباه و خطای زیاد در آن بود. از طرفی چون این پروسه طول میکشید، زمان پرداخت و محاسبهی کارمندان هم طول میکشید. یک سیستم حضور و غیاب که دستی نباشد میتوانست تمام مشکلات راحل کند. و همچنین در وقت و هزینه هم بسیار صرفهجویی کند.
همچنین در این روش بیشتر اوقات ثبت تردد فراموش میشد. و این فرامشی به مشکلات دیگری از جمله وقت تلف کردن برای ورود دوباره ساعات میشد. و با گذر زمان متوجه شدند که نمیتوانند اطلاعات دقیق را ثبت کنند. و در انتها زمانهای کاری خود را حدس میزنند. چنین اشتباهاتی باعث میشود، در زمان پرداخت دستمزد و محاسبهی آن مشکلات بهوجود بیایند. در برخی اوقات هم برای عدم نگهداری درست از اطلاعات اکسل یا دفتر حضوروغیاب دچار مشکل میشد. پاک میشد، خراب میشد و …
اما همهی این مشکلات را گفتیم تا به نرم افزارهای حضورو غیاب برسیم. نرم افزار حضوروغیاب آنلاین تحت وب دایان اطلاعات شما را به درستی نگهداری میکند. و اطلاعات شما در امنترین حالت ممکن در سیستم ابری برای همیشه نگهداری میشود. و تا زمانی که خودان بخواهید حتی پس از اتمام پلن پبش ما محفوظ میماند. همچنین در زمان و هزینههای شما هم حداکثر صرفهجویی را دارد. زیرا به نیروی انسانی نیاز ندارد. و همهی اطلاعات را به صورت سیستمی و اتوماتیک انجام میدهد.
علت مهم بعدی: ثبت کردن زمان حضور و غیاب از راه دور برای پسنل دورکار
اصلیترین علت استفاده از نرم افزار حضر و غیاب دایان، امکان استفادهی آن به صورت دوکاری است. یعنی بسیاری از مشتریان و کاربران دایان مجموعههای هستند که یا چندین شعبه دارند. و یا پرسنل دورکار زیادی دارند. پس از شیوع کرونا مجموعهها نمیتوانستند نیروهای خود را حضوری داشته باشند. از طرفی نمیخواستند نیروهای با سابقه و متخصصشان را هم از دست بدهند. یا قبل از این بیماری خیلی از کارمندان مدام در سفر و ماموریت بودند. برای این نوع موارد چگونه حضور و غیاب انجام میشود؟
برای ثبت زمان دقیق کار نیاز به سیستم حضور و غیاب بود. سیستم حضوروغیاب آنلاین تحت وب که نیازی به دستگاه هم نداشته باشد. دایان یک نرم افزار حضور و غیاب تحت وب است. که با بارکدخوانی تردد پپرسنل را ثبت میکند. بارکدها طبق موقعیت مکانی ساخته و خوانده میشوند. یعنی پرسنل باید در آن موقعیت مکانی باشد تا بارکد را اسکن کند. و در ادامه ترددش را ثبت کند..
با توجه به این داستان تنها نیاز مدیر، درج موقعیت مکانی پرسنل در دایان بود. یعنی کافی بود موقعیت مکانی پرسنل دورکار خود را ثبت کند تا پرسنل ترددشان را در دایان وارد کنند. یا اینکه موقعیت مکانی پرسنلی که در شهر و یا هرجای دیگری ماموریت و جلسه داشتند را ثبت میکرد. و با ثبت تردد آن شخص هم ساعات کارکرد او را داشت. و هم از حضور شخص در محل اطمینان پیدا میکرد.
افزایش رضایت کارکنان از محیط کار خود و در نتیجه بهبود عملکرد بهرهوری
یک سیستم کارآمد و صحیح، سبب پیشرفت یک کسب و کار میشود. این سیستم حتی باعث بالا رفتن تمرکز کارکنان بر مسئولیتهای شغلی خود میشود. کارکنان دیگر نیازی به فرم پر کردن و نوشتن و محاسبه ندارند. همچنین نیازی به بررسی و چک دوبارهی آن هم ندارند. و اطمینان خواهند داشت که در زمان معلوم حقوق و دستمزد خود را دریافت خواهند کرد.
این کار باعث میشود تا میزان قابل توجهی از استرس و اضطراب را از محل کار حذف شود. و به افزایش رضایت شغلی کارکنان کمک کند. با استفاده از نرم افزار حضور و غیاب آنلاین به طور منظم زمان اضافه کاری ثبت خواهد شد. و این ثبت جزئیات توسط نرم افزارهای حضور و غیاب باعث افزایش اعتماد میان دو طرف نیز میشود. و در نتیجه حقی از کامندان ضایع نمیشود.
روشهای دیگری م به غیر از حضوروغیاب آنلاین تحت وب وجود دارد. آن هم دستگاههای حضور و غیاب هستند. دستگاههای حضور و غیاب نیز انواع مختلفی از جمله کارتی و بیومتریک دارند. که کارتی باکد کارت را دستگاه میخواند و تردد را ثبت میکند. بیمتریک از طریق تشخیص هویت افراد تردد انها را ثبت میکند. که آن هم روشهای زیادی دارد. مانند تشخیص چهره، تشخیص عنبیه چشم، اثر انگشت.